Planeación Estratégica y Punto de Equilibrio, la dupla indispensable para caminar hacia la prosperidad de proyectos de negocios.
Cualquier núcleo social, organización civil o institucional requieren de planear estratégicamente para desarrollar una visión compartida de futuro, el punto de equilibrio es la brújula que determina el rumbo.
Por Martín Agustín Roldán Ayala, Coordinador de Tutorías del Instituto Tecnológico de la Construcción Sede Querétaro, académico de la materia en Administración Financiera.
¿Qué es la Planeación Estratégica?, la definición que he compilado al respecto es la siguiente: es un proceso continuo y sistemático de análisis de la situación en general de una organización en un momento dado, desarrollo de misión, visión y valores, establecimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo, junto con la asignación de recursos para su logro, así mismo la elaboración de planes y programas, y finalmente la evaluación y retroalimentación constante de los avances del plan establecido.
¿Cuáles las características del proceso de un Plan Estratégico?
Es integral, de acuerdo con la norma ISO 9000, es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas, todo lo que se haga dentro de la planeación estratégica está íntimamente relacionado, nada debe escapar a ella.
Es continuo, ya que la revisión y evaluación del avance del plan estratégico requiere contemplar nuevas oportunidades de mercado, así como amenazas reales que pueden afectar a la organización o circunstancias que contribuyan a su desarrollo.
Es sistemático, porque contempla una acción bien organizada y planeada, adicionalmente porque abarca a todas las áreas de la organización, es decir, obliga a ver a la empresa como un todo.
Es analítico, evidencia el FODA, es decir las Oportunidades y Amenazas que están al exterior de la empresa y que pueden beneficiarla o afectarla, así mismo muestra las Fortalezas y Debilidades al interior y la forma en la que benefician o afectan directamente al negocio.
En esta primera etapa se intenta contestar a la primera pregunta de la planeación estratégica: ¿Dónde estamos?
En el desarrollo de la filosofía organizacional y el establecimiento de objetivos, se contesta la segunda pregunta de la planeación estratégica ¿Hacia dónde se dirige?, es decir, en el momento que se define la visión, ya sea a 5, 10, 15 o veinte años, se construye la visión de futuro que orientará las acciones del negocio.
Al elaborar los planes y programas y asignar recursos para su realización se crean las condiciones necesarias para dar respuesta a la tercera pregunta de la planeación estratégica ¿Cómo llegará allá?, una vez respondidas todas estas interrogantes, se echa a andar el engranaje del mecanismo que se ha planeado.
Finalmente, la evaluación y la retroalimentación son actividades que se desarrollan de manera gradual y paralela para ir midiendo el avance de los planes y programas y la consecución de los objetivos como fueron concebidos y de ser el caso, realizar los ajustes necesarios para reorientarlos adecuadamente.
En suma, la planeación estratégica es un proceso que hace posible que el equipo directivo sea perceptivo y pueda entender el entorno de negocio para posteriormente convertir esas percepciones en acciones al interior de la organización. Para ello será necesario que exista: un entendimiento del mercado o de las necesidades del cliente, identificar las ventajas competitivas con que cuenta, desarrollar capacidades organizacionales y por último buscar alternativas que le permitan asegurar la cadena de valor de los productos y/o servicios que se ofrecen.
El proceso de planeación estratégica debe estar fundamentado en procesos planeados, de lo contrario se estaría gestionando con ocurrencias que pueden traer consecuencias desastrosas. Un Plan estratégico es la herramienta que nos ayuda a definir los objetivos, pero aún falta el rumbo para conseguirlos, ¿cómo es que se establece una trayectoria estratégica para lograr dichos objetivos?, la respuesta es el punto de equilibrio que explicaré a continuación.
¿Cómo se calcula un punto de equilibrio que me permita alcanzar mis objetivos?
El cálculo del punto de equilibrio se resuelve tomando en consideración cuatro aspectos que forman parte de una ecuación simple:
- El punto de equilibrio operativo
- El punto de equilibrio con publicidad
- El punto de equilibrio con ganancia para el dueño
- El punto de equilibrio con recuperación de la inversión en activos
El punto de equilibrio se puede calcular periódicamente, tan seguido como el carácter del negocio lo exija, puede ser mensual o anual, siempre y cuando las cifras correspondan a ése periodo de tiempo que se calcule.
Para calcular el punto de equilibrio se utiliza la siguiente fórmula calculada en pesos mexicanos (MXN):
Costos fijos / Utilidad porcentual o margen bruto de ganancia porcentual
Dónde Costos fijos son todos, pero TODOS, aquellos gastos en los que la empresa incurre para su OPERACIÓN, es decir, sueldos, prestaciones, renta, servicios, papelería, servicios contables, gasolina, mantenimientos, celulares, radiocomunicación, televisión satelital o cable, licencias de funcionamiento, seguros, etc. Y la utilidad será la diferencia porcentual entre el precio de venta y el costo de la mercancía, es decir, si en promedio a los productos se les determina una ganancia del 40%, justamente el 40% será la utilidad o margen de ganancia bruto.
El punto de equilibrio operativo. Se calcula teniendo una cifra de gastos fijos al mes, por ejemplo $45,000 en donde la utilidad podría ser del 40% por lo que se realiza la siguiente operación: $45,000 / .40 = $112,500, es decir, se debe vender al mes MÍNIMO, $112,500 para poder acceder a un gasto por $45,000 en la operación y pagar a proveedores $67,500
El punto de equilibrio con publicidad. Utilizando la fórmula anterior sólo se suma al costo fijo el gasto estimado en publicidad, es decir: (Costos fijos + Gasto de publicidad) / Utilidad, ejemplificando tendremos: ($45,000 + $3,000) / .40 = $120,000, ahora tendremos que vender $120,000 mensuales para poder gastarnos $45,000 en la operación, $3,000 en publicidad y $72,000 de pago a proveedores.
El punto de equilibrio con ganancia para el dueño. Utilizando la fórmula anterior se agrega la cantidad que estima el dueño desea le reporte el negocio (Una especie de sueldo) en cuestión, es decir: (Costos fijos + Gasto de publicidad + Ganancia para el dueño) / .40, ejemplificando tendríamos: ($45,000 + $3,000 + $30,000) / .40 = $195,000, ahora tendremos que vender $195,000 mensuales para poder gastarnos $45,000 en la operación de la empresa, $3,000 en publicidad, $30,000 para el propietario y $117,000 para pago a proveedores.
El punto de equilibrio con recuperación de inversión en activos. (Asumiendo que se tiene una inversión total de $300’000 y se desea recuperar en cinco años, es decir, $60,000 anuales o $5,000 mensuales): Utilizando la fórmula anterior adicionamos la cantidad estimada por el dueño para recuperar su inversión y tener el flujo de dinero suficiente por si hay que reponer algún activo de la empresa, es decir: (Costos fijos + Gasto de publicidad + Ganancia para el dueño + Recuperación de inversión) / .40, ejemplificando tendríamos: ($45,000 + $3,000 + $30,000 + $5,000) / .40 = $207,500, ahora debemos vender $207,500 mensuales para poder gastarnos $45,000 en la operación de la empresa, $3,000 en publicidad, $30,000 para el propietario, $5,000 para recuperar la inversión en activos y $129,500 para pagar a proveedores.
Como se puede observar el cálculo del punto de equilibrio operativo, permite determinar una cifra de ventas ya que por debajo de las cifras calculadas se descapitalizaría a la empresa y no tardaría mucho en tener que cerrar, es decir, quebrar.
Los demás cálculos nos darán una idea de cuánto vender en realidad para que pueda considerarse poseer un negocio lucrativo y si se logra posicionar por encima de su punto de equilibrio con recuperación de la inversión en activos, eso sería digno de felicitación ya que podría considerarse líder de un negocio boyante.
Sin embargo, cabe mencionar que los impuestos son relevantes en cualquier actividad, en esta ocasión no se contemplaron en el uso de la fórmula para hacer más sencillo su entendimiento y aplicación.
La planeación es importante porque permite identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades que enfrenta la organización; el cálculo de punto de equilibrio por otra parte, hace la labor de aterrizar las expectativas e incluso el esfuerzo y los recursos que deberán emplearse para el logro de ventas y hacer de un proyecto de negocios algo realmente operativo.
A partir de estos dos aspectos será necesario definir la visión de futuro que se pretende conseguir, para posteriormente poner en marcha los planes y estrategias que darán larga vida a ese gran proyecto.
